Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiada za zarządzanie archiwizacją dokumentów elektronicznych
6, przejmuje, gromadzi, ewidencjonuje
9, zabezpiecza, brakuje
3 oraz udostępnia dokumenty cyfrowe i obsługuje system teleinformatyczny
23 pełniący zazwyczaj funkcję archiwum zakładowego
2 lub składnicy.
Opis pracy
Archiwista dokumentów elektronicznych jest odpowiedzialny za zarządzanie archiwizacją oraz prowadzenie archiwum dokumentów elektronicznych w danej organizacji. Coraz częściej archiwa elektroniczne
1 funkcjonują równolegle z archiwami tradycyjnymi (zbiory papierowe), albo wręcz je zastępują, dzięki czemu rośnie popyt na pracę archiwistów dokumentów elektronicznych.
Archiwista dokumentów elektronicznych:
- inicjuje i uczestniczy w opracowaniu i aktualizacji szczegółowych procedur przechowywania ewidencjonowanych dokumentów elektronicznych wraz z metadanymi, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,
- inicjuje i uczestniczy w przeprowadzaniu corocznych przeglądów tych procedur,
- inicjuje i uczestniczy w przygotowaniu i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych,
- klasyfikuje dokumenty elektroniczne, które wprowadzono do systemu teleinformatycznego bez wymaganych lub kompletnych metadanych,
- współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie właściwego zarządzania dokumentacją elektroniczną wraz z metadanymi,
- inicjuje i uczestniczy w procesie brakowania (wydzielania i likwidacji) dokumentacji niearchiwalnej
8,
- przejmuje, gromadzi, opracowuje i udostępnia dokumenty elektroniczne z zasobu archiwów przechowujących dokumentację o wartości trwałej
27,
- wyłącza w archiwum zakładowym materiały archiwalne kategorii „A”
7 celem przekazania ich do archiwum państwowego,
- zabezpiecza trwałość i dostępność dokumentacji elektronicznej, jej metadanych oraz systemów teleinformatycznych, w których są gromadzone i przechowywane.
Sposoby wykonywania pracy
Praca archiwisty dokumentów elektronicznych polega m.in. na:
- wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego dokumentacji spraw zakończonych,
- klasyfikowaniu dokumentów elektronicznych,
- przejmowaniu dokumentów w systemie dokumentacji elektronicznej do zasobu archiwum zakładowego,
- przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów elektronicznych,
- zarządzaniu dokumentami elektronicznymi,
- wyszukiwaniu i udostępnianiu dokumentacji, w tym: przeprowadzaniu kwerend
18, wykonywaniu kopii oraz ich poświadczaniu
21,
- brakowaniu dokumentacji.
Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2 i 3.3. Kompetencje zawodowe.
Warunki pracy
Praca archiwisty dokumentów elektronicznych może być wykonywana w pomieszczeniach biurowych oraz magazynach, gdzie przechowywane są dokumenty.
Praca odbywa się najczęściej w pozycji siedzącej, przed ekranem komputera i ma zazwyczaj charakter rutynowy i monotonny, wymagający cierpliwości, skupienia i dokładności.
Pomieszczenia biurowe wyposażone są w niezbędny sprzęt informatyczny i są zazwyczaj sztucznie oświetlone i klimatyzowane, natomiast w magazynach mogą panować mniej komfortowe warunki pracy.
Praca z dokumentami elektronicznymi umożliwia archiwiście dokumentów elektronicznych pracę zdalną, co stanowi korzystną alternatywę dla tradycyjnego sposobu wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy, np. dla osób niepełnosprawnych.
Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.
Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy
Archiwista dokumentów elektronicznych obsługuje m.in.:
- komputer z oprogramowanie biurowym i specjalistycznym wspomagającym procesy archiwizacji,
- skaner,
- czytnik,
- drukarkę,
- kserokopiarkę,
- bindownicę i inne urządzenia biurowe.
Organizacja pracy
Archiwista dokumentów elektronicznych w zależności od miejsca pracy i liczby osób zatrudnionych w archiwum może pracować indywidualnie lub zespołowo.
Osoby w tym zawodzie zwykle pracują w stałych godzinach w systemie jednozmianowym, choć zdarzają się także przypadki pracy w systemie dwu- i trzyzmianowym. Uzależnione to jest od wielkości instytucji i jej archiwum, a także od okresowego wzrostu natężenia pracy uwarunkowanego liczbą spływających do archiwum dokumentów.
Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka
Praca biurowa wiąże się dla archiwisty dokumentów elektronicznych z wielogodzinną pracą w pozycji siedzącej na stanowisku z komputerem, co stanowi źródło zagrożeń dla zdrowia związanych z przeciążeniem układu mięśniowo-szkieletowego oraz wzroku.
W pomieszczeniach magazynowych mogą występować zagrożenia dla zdrowia, wynikające z:
- niekorzystnego mikroklimatu pomieszczeń (suche powietrze),
- nadwyrężenia wzroku (niewłaściwe oświetlenie miejsca pracy),
- obciążenie kręgosłupa i kończyn górnych w obrębie nadgarstków.
Do występujących w zawodzie chorób można zaliczyć m.in.:
- zaburzenia ostrości widzenia,
- bóle oczu,
- zespół suchego oka,
- zapalenie spojówek,
- choroby układu krążeniowego wywołane stresem,
- otyłość,
- hemoroidy,
- żylaki i zakrzepy,
- infekcje wywołane czynnikami epidemiologicznymi,
- zespół cieśni nadgarstka, zwyrodnienie nadgarstka,
- bóle kręgosłupa, karku, kifozę, zwyrodnienie kręgosłupa, dyskopatię,
- wady postawy wywołane długotrwałym przebywaniem w pozycji siedzącej.
W związku z siedzącym trybem pracy występuje duże zagrożenie nadwagą.
Wymagania psychofizyczne
Dla pracownika wykonującego zawód archiwista dokumentów elektronicznych ważne są:
w kategorii wymagań fizycznych
- ogólna wydolność fizyczna,
- sprawność układu kostno-stawowego,
- sprawność układu mięśniowego,
- sprawność narządu wzroku,
- sprawność narządów równowagi;
w kategorii sprawności sensomotorycznych
- ostrość słuchu,
- ostrość wzroku,
- rozróżnianie barw,
- widzenie o zmroku,
- zmysł równowagi,
- czucie dotykowe,
- zręczność rąk,
- zręczność palców;
w kategorii sprawności i zdolności
- zdolność koncentracji uwagi,
- podzielność uwagi,
- dobra pamięć,
- odporność na monotonne warunki pracy;
w kategorii cech osobowościowych
- gotowość do pracy indywidualnej,
- gotowość podporządkowania się,
- samodzielność,
- samokontrola,
- systematyczność,
- dyspozycyjność,
- odporność na działanie pod presją czasu,
- rzetelność,
- dokładność,
- dbałość o jakość pracy,
- dbałość o czystość i porządek,
- wytrwałość i cierpliwość,
- zainteresowania urzędnicze.
Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.4. Kompetencje społeczne; 3.5. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.
Wymagania zdrowotne
Praca w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych pod względem wydatku energetycznego należy do prac lekkich. Do wykonywania zawodu archiwista dokumentów elektronicznych wymagany jest ogólny dobry stan zdrowia, sprawność nóg, rąk i palców, dobry wzrok, sprawność układu kostno-stawowego.
Przeciwwskazaniem do wykonywania tego zawodu mogą być, z uwagi na wielogodzinną pracę w pozycji siedzącej przy monitorze komputerowym, poważne wady wzroku, jak również niektóre schorzenia układu ruchu, a ze względu na środowisko pracy panujące w magazynach z dokumentami – skłonność do alergii na grzyby i roztocza, zaburzenia równowagi i świadomości oraz padaczka.
WAŻNE:
O stanie zdrowia i ewentualnych przeciwwskazaniach do wykonywania zawodu orzeka lekarz medycyny pracy.
Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.
Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie
Archiwista dokumentów elektronicznych powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie techniczne w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego.
Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie
Podjęcie pracy w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych ułatwiają m.in.:
- dyplom potwierdzający pełne kwalifikacje zawodowe w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista,
- świadectwa potwierdzające kwalifikacje cząstkowe: AU.63 Organizacja i prowadzenie archiwum oraz AU.64 Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnione w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista, uzyskane po odbyciu kwalifikacyjnych kursów zawodowych zakończonych egzaminami organizowanymi przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
- ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe, a także centra kształcenia kadr, fundacje i inne podmioty wyspecjalizowane w działalności szkoleniowej na rzecz archiwów.
Istnieje również możliwość przyuczenia na stanowisku pracy, zwłaszcza z obsługi systemu teleinformatycznego stanowiącego archiwum zakładowe i zdobywanie doświadczenia już w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.
Przydatne do pracy w archiwach jest posiadanie:
- odpowiedniego doświadczenia zawodowego, np. kilkuletniego stażu w administracji publicznej,
- znajomości przynajmniej jednego języka obcego,
- znajomości obowiązujących przepisów prawa archiwalnego.
W przypadku pracy w archiwach państwowych ważne jest również korzystanie z pełni praw publicznych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Pracodawcy preferują:
- potwierdzone certyfikatami umiejętności obsługi sprzętu do digitalizacji
5 materiałów archiwalnych,
- potwierdzoną certyfikatem znajomość języka obcego,
- potwierdzoną certyfikatem bardzo dobrą znajomość obsługi pakietu oprogramowania biurowego (z naciskiem na arkusz kalkulacyjny),
- sprawną obsługę urządzeń biurowych.
W przypadku zabezpieczania dokumentacji zawierającej informacje niejawne
10 pracownik musi posiadać odpowiednie upoważnienia oraz certyfikaty dostępu
4.
Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.
Możliwości rozwoju zawodowego i awansu
Możliwości awansu w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych wynikają bezpośrednio z posiadanego wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego, a także potrzeb danego pracodawcy. Możliwy jest w tym przypadku awans na stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych lub kierownika archiwum zakładowego.
Kwalifikacje do pracy z dokumentami elektronicznymi można także wykorzystać, pracując w archiwach zajmujących się dokumentacją papierową, m.in. na stanowiskach: specjalista ds. archiwizacji elektronicznej, asystent informacji naukowej, czy archiwista zakładowy.
Uzyskanie najlepszych kompetencji gwarantuje ukończenie studiów wyższych. Dla osób myślących o zdobyciu pogłębionej wiedzy archiwistycznej i/lub dalszym rozwoju w tym zawodzie, istnieje przynajmniej kilka uczelni, które na wydziałach nauk humanistycznych oferują zdobycie tytułu magistra na takich kierunkach, jak:
- historia ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
- archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i infobrokerstwo,
- archiwistyka i zarządzanie zapisami informacyjnymi,
- informatyka z podstawami archiwistyki.
Wiele szkół wyższych posiada w swojej ofercie edukacyjnej także studia podyplomowe z zakresu archiwistyki, z których mogą skorzystać absolwenci innych kierunków studiów, szczególnie humanistycznych.
Możliwości potwierdzania kompetencji
Potwierdzenie przydatnych kompetencji w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych możliwe jest przez:
- przystąpienie do egzaminu zewnętrznego organizowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne, po ukończenie kwalifikacyjnego kursu zawodowego (dla dorosłych) w zakresie kwalifikacji A.63. Organizacja i prowadzenie archiwum oraz kwalifikacji A.64. Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnionych w zawodzie pokrewnym technik archiwista – potwierdzenie ww. kwalifikacji możliwe jest także w formie eksternistycznej,
- ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe,
- uzyskanie certyfikatów umiejętności obsługi sprzętu do digitalizacji materiałów archiwalnych, znajomości obsługi pakietu oprogramowania biurowego, opanowania języka obcego w stopniu umożliwiającym zapoznanie się z treścią archiwizowanych dokumentów.
Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl
Osoba zatrudniona w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:
Nazwa zawodu pokrewnego
zgodnie z Klasyfikacją zawodów i specjalności
|
Kod zawodu
|
BibliotekarzS
|
343301
|
Doradca do spraw zasobów bibliotecznych
|
343304
|
Pomocnik biblioteczny
|
441101
|
Archiwista zakładowy
|
441402
|
Technik archiwistaS
|
441403
|