INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Powiatowy Urząd Pracy w Chodzieży

Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiada za zarządzanie archiwizacją dokumentów elektronicznych ⁶, przejmuje, gromadzi, ewidencjonuje ⁹, zabezpiecza, brakuje ³ oraz udostępnia dokumenty cyfrowe i obsługuje system teleinformatyczny ²³ pełniący zazwyczaj funkcję archiwum zakładowego ² lub składnicy.

Opis pracy

Archiwista dokumentów elektronicznych jest odpowiedzialny za zarządzanie archiwizacją oraz prowadzenie archiwum dokumentów elektronicznych w danej organizacji. Coraz częściej archiwa elektroniczne ¹ funkcjonują równolegle z archiwami tradycyjnymi (zbiory papierowe), albo wręcz je zastępują, dzięki czemu rośnie popyt na pracę archiwistów dokumentów elektronicznych.

Archiwista dokumentów elektronicznych:

• inicjuje i uczestniczy w opracowaniu i aktualizacji szczegółowych procedur przechowywania ewidencjonowanych dokumentów elektronicznych wraz z metadanymi, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,
• inicjuje i uczestniczy w przeprowadzaniu corocznych przeglądów tych procedur,
• inicjuje i uczestniczy w przygotowaniu i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych,
• klasyfikuje dokumenty elektroniczne, które wprowadzono do systemu teleinformatycznego bez wymaganych lub kompletnych metadanych,
• współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie właściwego zarządzania dokumentacją elektroniczną wraz z metadanymi,
• inicjuje i uczestniczy w procesie brakowania (wydzielania i likwidacji) dokumentacji niearchiwalnej ⁸,
• przejmuje, gromadzi, opracowuje i udostępnia dokumenty elektroniczne z zasobu archiwów przechowujących dokumentację o wartości trwałej ²⁷,
• wyłącza w archiwum zakładowym materiały archiwalne kategorii „A” ⁷ celem przekazania ich do archiwum państwowego,
• zabezpiecza trwałość i dostępność dokumentacji elektronicznej, jej metadanych oraz systemów teleinformatycznych, w których są gromadzone i przechowywane.

Sposoby wykonywania pracy

Praca archiwisty dokumentów elektronicznych polega m.in. na:

• wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego dokumentacji spraw zakończonych,
• klasyfikowaniu dokumentów elektronicznych,
• przejmowaniu dokumentów w systemie dokumentacji elektronicznej do zasobu archiwum zakładowego,
• przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów elektronicznych,
• zarządzaniu dokumentami elektronicznymi,
• wyszukiwaniu i udostępnianiu dokumentacji, w tym: przeprowadzaniu kwerend ¹⁸, wykonywaniu kopii oraz ich poświadczaniu ²¹,
• brakowaniu dokumentacji.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2 i 3.3. Kompetencje zawodowe.

Warunki pracy

Praca archiwisty dokumentów elektronicznych może być wykonywana w pomieszczeniach biurowych oraz magazynach, gdzie przechowywane są dokumenty.

Praca odbywa się najczęściej w pozycji siedzącej, przed ekranem komputera i ma zazwyczaj charakter rutynowy i monotonny, wymagający cierpliwości, skupienia i dokładności.

Pomieszczenia biurowe wyposażone są w niezbędny sprzęt informatyczny i są zazwyczaj sztucznie oświetlone i klimatyzowane, natomiast w magazynach mogą panować mniej komfortowe warunki pracy.

Praca z dokumentami elektronicznymi umożliwia archiwiście dokumentów elektronicznych pracę zdalną, co stanowi korzystną alternatywę dla tradycyjnego sposobu wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy, np. dla osób niepełnosprawnych.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Archiwista dokumentów elektronicznych obsługuje m.in.:

• komputer z oprogramowanie biurowym i specjalistycznym wspomagającym procesy archiwizacji,
• skaner,
• czytnik,
• drukarkę,
• kserokopiarkę,
• bindownicę i inne urządzenia biurowe.

Organizacja pracy

Archiwista dokumentów elektronicznych w zależności od miejsca pracy i liczby osób zatrudnionych w archiwum może pracować indywidualnie lub zespołowo.

Osoby w tym zawodzie zwykle pracują w stałych godzinach w systemie jednozmianowym, choć zdarzają się także przypadki pracy w systemie dwu- i trzyzmianowym. Uzależnione to jest od wielkości instytucji i jej archiwum, a także od okresowego wzrostu natężenia pracy uwarunkowanego liczbą spływających do archiwum dokumentów.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Praca biurowa wiąże się dla archiwisty dokumentów elektronicznych z wielogodzinną pracą w pozycji siedzącej na stanowisku z komputerem, co stanowi źródło zagrożeń dla zdrowia związanych z przeciążeniem układu mięśniowo-szkieletowego oraz wzroku.

W pomieszczeniach magazynowych mogą występować zagrożenia dla zdrowia, wynikające z:

• niekorzystnego mikroklimatu pomieszczeń (suche powietrze),
• nadwyrężenia wzroku (niewłaściwe oświetlenie miejsca pracy),
• obciążenie kręgosłupa i kończyn górnych w obrębie nadgarstków.

Do występujących w zawodzie chorób można zaliczyć m.in.:

• zaburzenia ostrości widzenia,
• bóle oczu,
• zespół suchego oka,
• zapalenie spojówek,
• choroby układu krążeniowego wywołane stresem,
• otyłość,
• hemoroidy,
• żylaki i zakrzepy,
• infekcje wywołane czynnikami epidemiologicznymi,
• zespół cieśni nadgarstka, zwyrodnienie nadgarstka,
• bóle kręgosłupa, karku, kifozę, zwyrodnienie kręgosłupa, dyskopatię,
• wady postawy wywołane długotrwałym przebywaniem w pozycji siedzącej.

W związku z siedzącym trybem pracy występuje duże zagrożenie nadwagą.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód archiwista dokumentów elektronicznych ważne są:

w kategorii wymagań fizycznych

• ogólna wydolność fizyczna,
• sprawność układu kostno-stawowego,
• sprawność układu mięśniowego,
• sprawność narządu wzroku,
• sprawność narządów równowagi;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

• ostrość słuchu,
• ostrość wzroku,
• rozróżnianie barw,
• widzenie o zmroku,
• zmysł równowagi,
• czucie dotykowe,
• zręczność rąk,
• zręczność palców;

w kategorii sprawności i zdolności

• zdolność koncentracji uwagi,
• podzielność uwagi,
• dobra pamięć,
• odporność na monotonne warunki pracy;

w kategorii cech osobowościowych

• gotowość do pracy indywidualnej,
• gotowość podporządkowania się,
• samodzielność,
• samokontrola,
• systematyczność,
• dyspozycyjność,
• odporność na działanie pod presją czasu,
• rzetelność,
• dokładność,
• dbałość o jakość pracy,
• dbałość o czystość i porządek,
• wytrwałość i cierpliwość,
• zainteresowania urzędnicze.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.4. Kompetencje społeczne; 3.5. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Praca w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych pod względem wydatku energetycznego należy do prac lekkich. Do wykonywania zawodu archiwista dokumentów elektronicznych wymagany jest ogólny dobry stan zdrowia, sprawność nóg, rąk i palców, dobry wzrok, sprawność układu kostno-stawowego.

Przeciwwskazaniem do wykonywania tego zawodu mogą być, z uwagi na wielogodzinną pracę w pozycji siedzącej przy monitorze komputerowym, poważne wady wzroku, jak również niektóre schorzenia układu ruchu, a ze względu na środowisko pracy panujące w magazynach z dokumentami – skłonność do alergii na grzyby i roztocza, zaburzenia równowagi i świadomości oraz padaczka.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Archiwista dokumentów elektronicznych powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie techniczne w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Podjęcie pracy w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych ułatwiają m.in.:

• dyplom potwierdzający pełne kwalifikacje zawodowe w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista,
• świadectwa potwierdzające kwalifikacje cząstkowe: AU.63 Organizacja i prowadzenie archiwum oraz AU.64 Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnione w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista, uzyskane po odbyciu kwalifikacyjnych kursów zawodowych zakończonych egzaminami organizowanymi przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
• ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe, a także centra kształcenia kadr, fundacje i inne podmioty wyspecjalizowane w działalności szkoleniowej na rzecz archiwów.

Istnieje również możliwość przyuczenia na stanowisku pracy, zwłaszcza z obsługi systemu teleinformatycznego stanowiącego archiwum zakładowe i zdobywanie doświadczenia już w trakcie wykonywania obowiązków służbowych.

Przydatne do pracy w archiwach jest posiadanie:

• odpowiedniego doświadczenia zawodowego, np. kilkuletniego stażu w administracji publicznej,
• znajomości przynajmniej jednego języka obcego,
• znajomości obowiązujących przepisów prawa archiwalnego.

W przypadku pracy w archiwach państwowych ważne jest również korzystanie z pełni praw publicznych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Pracodawcy preferują:

• potwierdzone certyfikatami umiejętności obsługi sprzętu do digitalizacji ⁵ materiałów archiwalnych,
• potwierdzoną certyfikatem znajomość języka obcego,
• potwierdzoną certyfikatem bardzo dobrą znajomość obsługi pakietu oprogramowania biurowego (z naciskiem na arkusz kalkulacyjny),
• sprawną obsługę urządzeń biurowych.

W przypadku zabezpieczania dokumentacji zawierającej informacje niejawne ¹⁰ pracownik musi posiadać odpowiednie upoważnienia oraz certyfikaty dostępu ⁴.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

Możliwości awansu w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych wynikają bezpośrednio z posiadanego wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego, a także potrzeb danego pracodawcy. Możliwy jest w tym przypadku awans na stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych lub kierownika archiwum zakładowego.

Kwalifikacje do pracy z dokumentami elektronicznymi można także wykorzystać, pracując w archiwach zajmujących się dokumentacją papierową, m.in. na stanowiskach: specjalista ds. archiwizacji elektronicznej, asystent informacji naukowej, czy archiwista zakładowy.

Uzyskanie najlepszych kompetencji gwarantuje ukończenie studiów wyższych. Dla osób myślących o zdobyciu pogłębionej wiedzy archiwistycznej i/lub dalszym rozwoju w tym zawodzie, istnieje przynajmniej kilka uczelni, które na wydziałach nauk humanistycznych oferują zdobycie tytułu magistra na takich kierunkach, jak:

• historia ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
• archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i infobrokerstwo,
• archiwistyka i zarządzanie zapisami informacyjnymi,
• informatyka z podstawami archiwistyki.

Wiele szkół wyższych posiada w swojej ofercie edukacyjnej także studia podyplomowe z zakresu archiwistyki, z których mogą skorzystać absolwenci innych kierunków studiów, szczególnie humanistycznych.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Potwierdzenie przydatnych kompetencji w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych możliwe jest przez:

• przystąpienie do egzaminu zewnętrznego organizowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne, po ukończenie kwalifikacyjnego kursu zawodowego (dla dorosłych) w zakresie kwalifikacji A.63. Organizacja i prowadzenie archiwum oraz kwalifikacji A.64. Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnionych w zawodzie pokrewnym technik archiwista – potwierdzenie ww. kwalifikacji możliwe jest także w formie eksternistycznej,
• ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe,
• uzyskanie certyfikatów umiejętności obsługi sprzętu do digitalizacji materiałów archiwalnych, znajomości obsługi pakietu oprogramowania biurowego, opanowania języka obcego w stopniu umożliwiającym zapoznanie się z treścią archiwizowanych dokumentów.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych: