INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Powiatowy Urząd Pracy w Chodzieży


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Archiwista dokumentów elektronicznych

Kod: 441401

3. Zadania zawodowe i wymagane kompetencje

Pracownik w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:

  • Z1 Przejmowanie i gromadzenie w formie elektronicznej dokumentacji spraw zakończonych i wprowadzanie ich do systemu teleinformatycznego.
  • Z2  Kwalifikowanie 17 i klasyfikowanie 14 dokumentacji elektronicznej.
  • Z3 Przenoszenie informacji z dokumentacji papierowej na nośnik elektroniczny (digitalizacja).
  • Z4 Obsługiwanie systemu teleinformatycznego, w którym przechowywana jest dokumentacja elektroniczna.
  • Z5 Współpracowanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego postępowania z dokumentacją elektroniczną.
  • Z6 Usuwanie z systemu teleinformatycznego dokumentacji nieposiadającej waloru materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie (brakowanie dokumentacji niearchiwalnej).
  • Z7 Przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwów przechowujących wieczyście dokumentację.
  • Z8 Wyszukiwanie i udostępnianie dokumentacji elektronicznej w celach służbowych oraz naukowych dla pracowników instytucji własnej i dla osób z zewnątrz, poprzez przeprowadzanie kwerend, wykonywanie kopii i ich poświadczanie.
  • Z9 Organizowanie własnego stanowiska pracy, w tym przestrzeganie zasad BHP, ochrony ppoż.i ochrony środowiska.

Kompetencja zawodowa Kz1: Gromadzenie dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym obejmuje zestaw zadań zawodowych Z1, Z2, Z3, Z4, do realizacji których wymagane są odpowiednie zbiory wiedzy i umiejętności.

Z1

Przejmowanie i gromadzenie w formie elektronicznej dokumentacji spraw zakończonych i wprowadzanie ich do systemu teleinformatycznego

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Normy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją elektroniczną;
  • Sposoby tworzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej;
  • Zasady i przepisy w zakresie gromadzenia dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym;
  • Zasady obiegu dokumentacji elektronicznej w organizacji;
  • Standardy metadanych 19 dokumentów elektronicznych;
  • Wymagania techniczne różnych formatów zapisu i informatycznych nośników danych 11, na których utrwalono informacje;
  • Zagrożenia związane z utratą informacji i dokumentacji elektronicznej.
  • Uczestniczyć w procesach tworzenia i zarządzania dokumentacją elektroniczną na wszystkich etapach jej życia;
  • Klasyfikować dokumentację na podstawie wykazów akt 28 i kwalifikatorów dokumentacji 16;
  • Dzielić dokumentację według różnych kryteriów;
  • Weryfikować poprawność nadanej dokumentacji elektronicznej kwalifikacji archiwalnej;
  • Nadawać dokumentacji elektronicznej kwalifikację archiwalną;
  • Ewidencjonować dokumentację elektroniczną oraz tworzyć jej spisy zdawczo-odbiorcze 22;
  • Dbać o przechowywaną dokumentację oraz integralność plików cyfrowych 13.

Z2

Przenoszenie informacji z dokumentacji papierowej na nośnik elektroniczny (digitalizacja)

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Znaczenie procesu digitalizacji dla trwałego zachowania i udostępniania dokumentacji oraz informacji;
  • Zasady digitalizacji (cyfryzacji) dokumentacji na różnych nośnikach;
  • Techniki digitalizacji materiałów archiwalnych.
  • Przeprowadzać podstawowe zabiegi konserwatorskie 29 przed digitalizacją dokumentacji;
  • Przygotowywać technicznie dokumentację na nośniku papierowym do digitalizacji;
  • Stosować zasady i techniki digitalizacji materiałów archiwalnych;
  • Wykonywać proces digitalizacji.

Z3

Kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentacji elektronicznej

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Podstawowe zasady i pojęcia taksonomii 26;
  • Kryteria kwalifikacji dokumentacji elektronicznej;
  • Znaczenie instrukcji kancelaryjnej 12 i wykazu akt dla kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji elektronicznej;
  • Obsługę systemów informatycznych automatyzujących obieg dokumentacji w organizacji.
  • Porządkować i systematyzować dokumentację elektroniczną;
  • Nadawać dokumentacji elektronicznej właściwe, zgodne z wykazem akt, kategorie archiwalne;
  • Obsługiwać systemy informatyczne automatyzujące obieg informacji.

Z4

Obsługiwanie systemu teleinformatycznego, w którym przechowywana jest dokumentacja elektroniczna

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Nowoczesne technologie informacyjne i komunikacyjne 20, w tym systemy informatyczne stosowane w zarządzaniu informacją i dokumentacją;
  • Rodzaj systemu teleinformatycznego, w którym tworzone są dokumenty elektroniczne;
  • Obsługę systemu teleinformatycznego;
  • Standardy metadanych dokumentów elektronicznych.
  • Współuczestniczyć w tworzeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentacji;
  • Tworzyć i obsługiwać komputerowe bazy danych 15;
  • Określać niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych (metadane);
  • Zapisywać przejmowane i przekazywane dokumenty w sposób uporządkowany, w określonej strukturze i na odpowiednim dla nich nośniku;
  • Stosować standardy metadanych dokumentów elektronicznych.

Kompetencja zawodowa Kz2: Organizowanie i udostępnianie elektronicznego zasobu archiwalnego obejmuje zestaw zadań zawodowych Z5, Z6, Z7, Z8, Z9, do realizacji których wymagane są odpowiednie zbiory wiedzy i umiejętności.

Z5

Współpracowanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego postępowania z dokumentacją elektroniczną;

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Strukturę organizacyjną instytucji;
  • Zakres kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych;
  • Rodzaje dokumentacji elektronicznej wytwarzanej przez komórki organizacyjne;
  • Wpływ dokumentacji elektronicznej na proces racjonalizacji funkcjonowania organizacji.
  • Wyjaśniać podstawy działania systemu elektronicznego obiegu dokumentacji w instytucji/organizacji;
  • Sporządzać wykaz akt lub wyciągi z wykazu akt do stosowania przez poszczególne komórki organizacyjne;
  • Pomagać komórkom organizacyjnym w procesie tworzenia i postępowania z dokumentacją elektroniczną;
  • Pomagać w przygotowaniu środków ewidencyjnych dla dokumentacji elektronicznej.

Z6

Usuwanie z systemu teleinformatycznego dokumentów nieposiadających waloru materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie (brakowanie dokumentacji niearchiwalnej)

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Potrzebę przeprowadzania systematycznego wartościowania dokumentacji elektronicznej;
  • Zasady i przepisy brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
  • Potrzebę zewnętrznego nadzoru nad usuwaniem dokumentacji niearchiwalnej z systemu teleinformatycznego.
  • Kompletować grupę ekspercką – komisję oceny i brakowania dokumentacji elektronicznej;
  • Organizować proces usuwania (brakowania) z systemu dokumentacji elektronicznej nieposiadającej wartości trwałej;
  • Dokumentować proces brakowania i uzyskać zgodę na jego przeprowadzenie od instytucji nadzorującej ten proces.

Z7

Przekazywanie dokumentów elektronicznych do archiwów przechowujących wieczyście dokumentację

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Standardy przygotowania dokumentacji elektronicznej przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem wieczystym 30;
  • Misję i zasady funkcjonowania archiwów z zasobem wieczystym;
  • Zasady budowania i zachowywania zasobów archiwalnych w postaci dokumentacji elektronicznej dla celów urzędowych i naukowych.
  • Identyfikować miejsce przekazywania dokumentacji elektronicznej celem jej wieczystego przechowywania;
  • Zapisywać dokumenty przekazywane do archiwów z zasobem historycznym w sposób uporządkowany, w określonej strukturze i właściwym dla nich nośniku;
  • Organizować proces przekazywania dokumentacji elektronicznej do archiwów z zasobem wieczystym.

Z8

Wyszukiwanie i udostępnianie dokumentacji elektronicznej w celach służbowych oraz naukowych dla pracowników instytucji własnej i dla osób z zewnątrz, poprzez przeprowadzanie kwerend, wykonywanie kopii i ich poświadczanie

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Potrzeby informacyjne organizacji – wytwórcy dokumentu elektronicznego oraz jego personelu;
  • Potrzeby informacyjne podmiotów i użytkowników zewnętrznych;
  • Zasady przeprowadzania kwerend (poszukiwań) archiwalnych;
  • Zagrożenia związane z nieuzasadnionym bądź nieuprawnionym dostępem do informacji i dokumentacji elektronicznej.
  • Wyszukać i udostępniać dokumentację elektroniczną jej wytwórcy oraz użytkownikowi zewnętrznemu;
  • Przekształcać zapis elektroniczny w postać analogową celem sporządzania odpisów lub wypisów z dokumentacji źródłowej na nośniku cyfrowym;
  • Stosować przepisy, m.in. o dostępie do informacji niejawnej oraz o ochronie danych osobowych.

Z9

Organizowanie własnego stanowiska pracy, w tym przestrzeganie zasad BHP, ochrony ppoż. i ochrony środowiska

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • Konieczność przestrzegania zasad ochrony ppoż.;
  • Konieczność ochrony środowiska i zasobów naturalnych;
  • Potrzebę właściwej, tj. zgodnej z instrukcjami obsługi sprzętu komputerowego oraz zabezpieczania i konserwacji nośników wymiennych.
  • Stosować zasady bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • Organizować własne stanowisko pracy zgodnie z zasadami ergonomii;
  • Wykorzystywać środki i materiały potrzebne do wykonywanej pracy;
  • Organizować proces utylizacji zużytego sprzętu komputerowego i nośników.

Pracownik w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych powinien posiadać kompetencje społeczne niezbędne do prawidłowego i skutecznego wykonywania zadań zawodowych.

W szczególności pracownik jest gotów do:

  • Ponoszenia odpowiedzialności za zgodne z obowiązującymi przepisami gromadzenie dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym.
  • Kształtowania zasobu archiwalnego dokumentów elektronicznych według oczekiwań organizacji i jego przyszłych użytkowników.
  • Udostępniania zasobu dokumentacji elektronicznej według obowiązujących zasad i przepisów.
  • Stosowania się do zapisów Kodeksu Etycznego Archiwistów.
  • Podnoszenia kompetencji zawodowych drogą uczestnictwa w szkoleniach oraz poprzez samokształcenie.
  • Nierozpowszechniania informacji uzyskanych w trakcie pracy z dokumentacją w ramach przestrzegania tajemnicy służbowej 25.
  • Dokonywania krytycznej oceny swoich indywidualnych działań oraz w ramach współpracy zespołowej w zakresie tworzenia i gromadzenia dokumentacji elektronicznej.
  • Funkcjonowania w zespole pracowniczym oraz komunikowania się z jego członkami.
  • Wykazywania dbałości o sprzęt i materiały niezbędne do wykonywania powierzonych zadań.

Pracownik powinien mieć zdolność właściwego wykonywania zadań zawodowych i predyspozycje do rozwoju zawodowego. Dlatego wymaga się od niego odpowiednich kompetencji kluczowych. Zostały one zilustrowane w formie profilu (rys. 1) ukazującego ważność kompetencji kluczowych dla zawodu archiwista dokumentów elektronicznych.

5 4 3 2 1 0 Umiejętność obsługi komputera i wykorzystania internetu Umiejętności matematyczne Umiejętność czytania ze zrozumieniem i pisania Sprawność motoryczna Planowanie i organizowanie pracy Wywieranie wpływu/przywództwo Komunikacja ustna Współpraca w zespole Rozwiązywanie problemów

Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu archiwista dokumentów elektronicznych

Uwaga:

Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu stosowanego w Międzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Dorosłych − projekt PIAAC (OECD).

Kompetencje zawodowe pracownika w zawodzie archiwista dokumentów elektronicznych nawiązują do opisów poziomów Polskiej Ramy Kwalifikacji.

Opis zawodu, zadań zawodowych i wymagań kompetencyjnych może stanowić materiał informacyjny dla przygotowania (lub aktualizacji) opisu kwalifikacji wprowadzanych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK). Więcej informacji:

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę