KLIENT INSTYTUCJONALNY Powiatowego Urzędu Pracy w Chodzieży, aby w pełni mógł skorzystać z usług i zasobów oferowanych przez moduł praca.gov.pl, powinien zarejestrować wcześniej swoje konto imienne (konto osoby fizycznej).
W związku z tym przedstawiamy poniżej wskazówki ułatwiające założenie konta:
Należy wejść na stronę www.praca.gov.pl i w prawym górnym rogu kliknąć przycisk "Zaloguj się", a następnie wybrać jedną z dwóch dostępnych metod logowania.
Pierwsze logowanie jako rejestracja konta
Logowanie na praca.gov.pl odbywa się na dwa sposoby. Użytkownik ma do wyboru:
- „Logowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym" - po podpisaniu oświadczenia następuje przejście na formularz zakładania konta, na którym należy wypełnić wszystkie wymagane pola.
- „Logowanie przez login.gov.pl” (czyli przy użyciu profilu zaufanego ePUAP) - po uwierzytelnieniu się następuje przekierowanie do formularza zakładania konta, gdzie należy wypełnić wszystkie wymagane pola.
Formularz zakładania konta zostaje automatycznie wypełniony danymi odpowiednio z certyfikatu lub login.gov.pl (imię, nazwisko oraz PESEL). Tych danych nie można już później samodzielnie edytować.
W sekcji dotyczącej danych kontaktowych użytkownik podaje adres e-mail oraz telefon (opcjonalnie), a w sekcji „Inne informacje” wskazuje rolę, w jakiej konto będzie przez niego używane:
- bezrobotny,
- poszukujący pracy,
- reprezentuje organizację/ pracodawcę,
- reprezentuje instytucję szkoleniową.
Można zaznaczyć więcej niż jedną rolę. Ten wybór nie będzie wpływał na możliwość późniejszego wysyłania pism do urzędów. W trakcie posiadania konta można te role edytować i zmieniać.
Przed naciśnięciem przycisku "Zatwierdź" należy przeczytać „Regulamin korzystania z www.praca.gov.pl” i go zaakceptować. Po założeniu konta imiennego można wypełniać i wysyłać pisma urzędowe z kontekstu osoby fizycznej.
Zakładanie konta organizacji
Konto organizacji (firmy) tworzy się jako dodatkowy kontekst (dodatkowe konto) na koncie osoby fizycznej. Dlatego do założenia konta organizacji potrzebne jest wcześniejsze posiadanie konta imiennego.
Aby założyć konto organizacji, należy zalogować się na swoje konto imienne. Po naciśnięciu przycisku z imieniem i nazwiskiem (znajdującego się w górnej części ekranu) rozwija się lista ustawień użytkownika, gdzie należy wybrać opcję "Zakładanie konta organizacji". Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić dane organizacji. Pola oznaczone gwiazdką są wymagane (nazwa, REGON/ Identyfikator organizacji zagranicznej).
Można wtedy zauważyć, że w obszarze „Reprezentanci organizacji” automatycznie uzupełnia się osoba zalogowana, rejestrująca konto organizacji.
Kliknięcie przycisku "Zapisz" wywołuje sprawdzenie danych organizacji. W przypadku kiedy dane nie są unikalne zostanie wyświetlony komunikat: „Niepowodzenie. Wprowadzony numer REGON jest zajęty. Proszę wprowadzić poprawny numer REGON”. Może to oznaczać, że konto organizacji już zostało kiedyś założone, ale wszyscy reprezentanci się usunęli. Wtedy dopisaniem reprezentanta do konta organizacji zajmuje się już urząd pracy. A jeśli REGON przez przypadek zajęła inna firma, zmiany w systemie również wprowadza pracownik urzędu pracy.
Jeśli jednak dane organizacji okażą się unikalne, zostanie zarejestrowane niezweryfikowane konto organizacji z przypisanym jednym reprezentantem. Pojawi się komunikat: „Powodzenie. Konto organizacji zostało założone i ma status "niezweryfikowane"".
Przypisanie do istniejącego konta organizacji
Konto organizacji może być przypisane do więcej, niż jednego konta imiennego. Czyli w imieniu jednej firmy korespondencję z urzędem może prowadzić nawet kilka osób (pracowników lub pełnomocników). Jeśli dołącza nowy reprezentant, wtedy ze swojego konta osoby fizycznej wysyła on „Prośbę o przypisanie”.
Aby wysłać prośbę o przypisanie do organizacji, należy podać numer REGON, numer NIP lub identyfikator organizacji zagranicznej, a następnie wybrać przycisk "Wyślij". Pojawi się komunikat: „Zostanie wysłana prośba o przypisanie do organizacji 'REGON' Czy kontynuować?”.
Jeśli organizacja nie ma przypisanego reprezentanta, to klient będzie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Zostanie dodane pouczenie o tym, że w takim przypadku należy w urzędzie pracy wykonać weryfikację konta organizacji. Prośba o przypisanie do organizacji będzie zawierała imię, nazwisko i PESEL.
Po zaakceptowaniu prośby przez aktywnego reprezentanta, osobie, która wysłała prośbę o przypisanie na jej koncie imiennym pojawi się dodatkowo kontekst tej organizacji.
Uwaga! Dla zweryfikowanej organizacji prośbę o przypisanie reprezentanta może zatwierdzić wyłącznie zweryfikowany reprezentant. Weryfikacją kont zajmuje się urząd pracy. Weryfikacja nie odbywa się automatycznie i natychmiastowo.
Reprezentant zweryfikowany i niezweryfikowany
W sekcji „Dane organizacji” dostępna jest lista reprezentantów, a w niej kolumna dotycząca statusu weryfikacji reprezentanta.
Aby zweryfikować konto organizacji i konta reprezentantów należy przesłać wniosek do urzędu, w tym celu należy zmienić kontekst na organizację (w prawym górnym rogu), następnie w lewym górnym rogu rozwinąć pasek „usługi elektroniczne” i wybrać „wnioski o usługi i świadczenia z urzędu”, a następnie „wnioski pozostałe” i dalej „wniosek o weryfikację konta organizacji i kont reprezentantów”. Otworzy się okno, w którym należy najpierw wybrać adresata (właściwy urząd pracy), a następnie uzupełnić puste pola wniosku. Szczególną uwagę należy zwrócić na punkt 4 „reprezentowany przez”, w tym miejscu należy wskazać osobę, która ma zostać zweryfikowanym reprezentantem organizacji. Osoba ta musi posiadać konto osoby fizycznej na portalu praca.gov.pl, a jej uprawnienia do reprezentowania organizacji muszą wynikać z dokumentów rejestrowych lub pełnomocnictwa. Jeśli wniosek składany jest przez reprezentanta wynikającego z pełnomocnictwa, należy dodać pełnomocnictwo za pomocą „dodaj inny załącznik”. Po uzupełnieniu danych kliknąć „dalej”. Na koniec należy podpisać i wysłać wniosek. Pracownicy urzędu po otrzymaniu wniosku o weryfikację konta sprawdzają zgodność danych z wniosku z danymi rejestrowymi organizacji.
W przypadku spółek cywilnych (jako załącznik do wniosku należy dołączyć umowę spółki) lub podmiotów, w których reprezentacja jest wieloosobowa, wniosek wypełnia jeden z reprezentantów, natomiast pozostali muszą złożyć pisma ogólne do urzędu, w których potwierdzają złożenie wniosku przez spółkę.
Status zweryfikowanego reprezentanta daje możliwość pełnego dostępu do konta organizacji. Oznacza to, że zweryfikowany reprezentant będzie miał dostęp do dokumentów wysyłanych przez wszystkich reprezentantów oraz będzie mógł kontynuować ich sprawy i odbierać dowolne pisma wysłane na konto organizacji. Natomiast reprezentanci niezweryfikowani mają dostęp tylko do swoich spraw, tylko swoje sprawy mogą kontynuować i odbierać pisma dotyczące wyłącznie swoich spraw.
W przypadku firmy posiadającej jednego reprezentanta, nie ma potrzeby nadawania statusu zweryfikowanego, ponieważ nie przyniesie mu to dodatkowych uprawnień i możliwości. Będzie miał pełen dostęp do wysyłanych przez siebie pism.
Dodatkowych informacji, w tym pomocy przy zakładaniu indywidualnych kont, udzielają pracownicy urzędu pod numerem telefonu 67/342-68-49.
